La Efectividad de Lean en Procesos Administrativos

En ocasiones cuando tengo mi primera visita con un cliente nuevo y me da un recorrido por sus instalaciones, me llama mucho la atención que sólo se enfoque en lo más visual del negocio que suele ser la planta de producción (cuando hablamos de una fabrica) o a la gemba (lugar de trabajo, donde se da el valor agregado) evidentemente ahí hay mucho que hacer pero no es lo único por hacer, ya que hay una mina de oportunidades en los procesos administrativos y se pueden aplican exactamente los mismos principios Lean.

Si escogemos el área de finanzas, muchos podrán decir “Pero si finanzas son expertos en reducción de costos, como es posible que Lean los pueda ayudar” pues si es increíble cuantas mejoras escondidas existen que solo con Lean se pueden encontrar. Por ejemplo supongamos que el departamento de cuentas por cobrar en una empresa X busca reducir el tiempo entre vender y cobrar de 45 días a 30 días entonces hacer un buen análisis de causa raíz como el Ishikawa o hacer un pareto para sacar el 20% de las causas de porque se cobra a mas de 30 días y una vez que se encuentran definir contramedidas que resuelvan el 80 por ciento o más del problema, hará que puedan llegar a su objetivo, todo depende de los objetivos que se establezca en el administrativo.

Lo más interesante es que se sorprenderá de lo mucho que pueden mejorar usando los principios Lean, finalmente los 7 desperdicios existen: esperar/inventario a que el cliente pague y se procese la orden que está en una pila de papeles, sobreprocesamiento/sobreproducción al checar varias veces que el cliente no ha pagado, movimiento/transportación por todo lo que implica tener que mantener una cuenta en cartera vencida, el ir y venir y hacer llamadas por teléfono, juntas etc, Y defectos o retrabajos cuando hay que refacturar por que hay que aumentarle los intereses moratorios o un nuevo tipo de cambio etc.

Realmente es igual de útil por eso cada vez más las empresas manufactureras están expandiendo la implementación LeanSigma a sus procesos administrativos y las empresas de servicios que antes ni pensaban en Lean están implementado este programa, por eso es que cada vez mas tenemos más clientes preguntando por: Lean Office, Lean Construction, Lean Services, Lean Corporate, Lean Healthcare o similar.

Al final de todo, cualquier proceso puede ser mejorado y por lo tanto puede ser Lean.